En mai :

• Rédiger le règlement des tournois incluant le bilan financier. A ce sujet, il faut savoir que les frais d’organisation sont plafonnés à 6 € par participant, sachant qu’avec cette somme il faut payer au CSNB l’inscription au calendrier, le lignage, les médailles ainsi que les récompenses pour les joueurs. C’est ainsi que pour les trois tournois que nous avons organisé lors de la saison 2024-2025, nous avons encaissé 9.440 € et dépensé 9 173,21 €, soit un bénéfice pour le club de seulement 266,79 €. 
• Avec le propriétaire du bowling, trouver des week-end pour les inscrire au calendrier de la saison suivante en tenant compte des compétitions fédérales, des journées des comités, des vacances scolaires et en essayant de limiter aux maximum l’impact sur son chiffre d’affaires.
  
  

Après la parution du calendrier sur le site de FFBSQ :

• Sur le site du club : ajouter le règlement, le formulaire d’inscription ainsi que la liste des inscrits et de la liste d’attente.

• Pour chaque inscription reçue, la confirmer par e-mail.
• Un mois avant la compétition, envoyer un e-mail à tous les inscrits pour leur demander de régler leur engagement.
• Commander les médailles.
• Gérer les annulations, contacter les joueurs en liste d’attente, partir à la recherche de joueurs intéressés quand la file d’attente est vide.
• Pour le tournoi individuel de juin avec 48 participants venant parfois de très loin et dont les qualifications se terminent tard le samedi, trouver un restaurant qui accepte de nous accueillir pour dîner. En juin 2025, nous étions 22.
• Deux semaines avant la compétition, renvoyer un e-mail aux nombreux participants n’ayant toujours pas réglé leur inscription.
• Une semaine avant la compétition, envoyer des SMS et/ou appeler les quelques joueurs récalcitrants. Nous nous devons d’avoir tous les paiements avant le début du tournoi pour être certain que le club ne perdra pas d’argent s’il y avait des annulations de dernière minute.

Le week-end du tournoi :

• Etre présent pendant toute la compétition (pour le tournoi de juin, c’est 8H00-20H00 le samedi et 9H00-19H00 le dimanche).
• Gérer la représentation des sponsors en installant les kakémonos et en mettant à disposition les goodies.
• Assister le propriétaire du bowling : distribuer les feuilles de match, lui demander de faire les corrections, attribuer les pistes en fonction du classement à minuit en rentrant du restaurant, animer la remise des récompenses et des médailles.